Productividad, GTD, Gestión del flujo de trabajo...
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Si debo serte sincero tengo una implicación directa con el proyecto facilethings, lo estoy siguiendo des del principio y colaboro con ellos dando a conocer el proyecto.
Por una parte Nozbe es una aplicación madura y consolidada que cuenta con una amplia comunidad de usuarios y una funcionalidad totalmente asentada. En un principio eso es positivo, de igual manera las aplicaciones móviles que tiene para las distintas plataformas es un punto a su favor.
Facilethings pese a estar en un estado inicial me parece una aplicación más ‘libre’. Las limitaciones son por periodo de tiempo contratado, no se limita el número de proyectos ni contextos, cubre el sistema de listas, cuenta con un asistente para procesar, un apartado específico para proyectos y cubre áreas de GTD que no cubre nozbe como los niveles de perspectiva.
Sus puntos flacos son el aspecto de las aplicaciones móviles, aún en desarrollo, y como ya he dicho un estado temprano, por lo que puedes encontrar algún fallo de implementación. Pero sin duda me quedaría con ella, la veo una aplicación más GTD que cubre mejor sus áreas y tiene más recorrido a corto medio-plazo. Para mi nozbe se acercaría más a un gestor de listas de tareas – con la metodología GTD – y facilethings una aplicación GTD que cubre más ámbitos y es igual de manejable. -
Creo que lo mejor sería un programa tipo planning que te permita organizar tus tareas ubicandolas en un calendario distribuyendolas por horas. Te propongo las siguientes alternativas:
Si quieres una alternativa gratuita e integrada con tu sistema de gestión, me inclinaria por utilizar el sistema de calendario de Microsoft Outlook o Google Calendar. Es muy visual y permite organizar las tareas como mencionas en la pregunta.
En cuanto a aplicaciones te doy dos nombres:
z-agenda: Integración con Microsoft Outlook . De pago, de 99 a 144 euros.
http://www.ziclope.net/software-de-agenda-y-calendario/z-agenda-general.htm
q-orgnizer: http://qorganizer.sourceforge.net/ Una pequeña agenda para organizar tareas. Gratuito. -
Desgraciadamente no conozco consultores o formadores GTD en Argentina. Si no encontraras a nadie puedes optar por teleformación mediante dos cracks del GTD en España como JM Bolivar (http://www.optimainfinito.com/) o Jeroen Sangers (http://jeroensangers.com/)
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GTD es un método de productividad personal y por lo tanto si quieres implantarlo en tu organización tienes que tener en cuenta que será para dinamizar la actividad de los individuos y que eso mejorará el conjunto. No es un sistema para gestionar proyectos ni organizaciones. Yo te aconsejaría que:
En primer lugar introdúcete tu en GTD de forma profunda, consolidando tus conocimientos para convertirte en una referencia entre el grupo.
Introduce el método en la organización. Yo te recomendaría que buscases un consultor que realice un programa de formación (José Miguel Bolívar http://www.optimainfinito.com o Jeroen Sangers http://jeroensangers.com/) para iniciaros con una base solida. Para mi es la mejor forma para enganchar a la gente a la práctica.
Dale forma al cambio introduciendo una herramienta para gestionar acciones y proyectos GTD con el que intercambiar acciones y gestionar el flujo. Identificar el método y la herramienta puede ayudar a los más reticentes a entrar en su práctica
En cuanto a lecturas debo confesarte que no conozco ningun libro que hable sobre gtd para equipos. -
Tu organización me parece perfecta. Dividir el material por asignaturas + una carpeta para los asuntos personales representa el nivel suficiente y necesario para mantener el orden sin crear confusión. Si hay temas extra, como proyectos en clase que requieran una consideración especial añadiría otra carpeta, pero esa es la línea.
En cuanto al tema del etiquetaje, si la cantidad de material es copiosa quizá necesites un nuevo nivel de clasificación. Si archivas con soporte digital te será sencillo de implementar.
Si utilizas evernote, te sugeriría que añadieras alguna búsqueda programada para localizar material concreto, pero reitero que me parece un nivel de organización optimo. -
La mayor parte de mis notas en Evernote con links de lecturas las elimino, las más interesante las guardo en mi colección de links o en mi notebook de post para guardar.
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La de las siguientes acciones. Todo aquello que tenemos que hacer en los proximos dias, los proximos pasos de nuestros proyectos y nuestra rutina. En mi blog puedes encontrar una guía sobre GTD en:
http://blog.davidtorne.com/es/guia-get-things-done-es/
Y Otra de Evernote:
http://blog.davidtorne.com/es/guia-evernote/ -
Yo te recomendaría que buscaras una aplicación para gestionar las tareas que debes realizar, el flujo de trabajo, y en el caso que trabajes en equipo otra para gestionar los proyectos. En el primero de los casos me quedaría con una aplicación como facilethings (http://facilethings.com/home/es) y si trabajas en equipo lo complementaria con teambox http://teambox.com/. La primera para tu flujo de trabajo personal y la segunda para la coordinación en equipo.
Las dos son de pago, facilethings sale de la beta privada el 1 de enero. Si quieres algo gratuito, puedes intentar implementar tu flujo de trabajo con Evernote. La aplicación en si te permitirá empezar a digitalizar todos esos papeles y empezar a trabajar en digital. Si decides gestionar tus tareas te permitirá poner en práctica las nociones que te da GTD para la implementación del flujo de trabajo. Te dejo un link donde hablo sobre el tema:
http://blog.davidtorne.com/es/2011/07/como-implemento-mi-gtd-con-evernote/ -
Puedes utilizar el apartado de tareas a realizar o en la misma aplicación de outlook. Yo en el trabajo organizo mis listas de tareas:
Por mi parte te recomendaría implementar las distintas listas con carpetas y los contextos con el sistema de categorías de colores de Outlook.
Para el tema de tiempo puedes utilizar subcarpetas en cada carpeta que representa una lista, o simplificarlo aplicando este sistema tan solo en la lista de siguientes acciones.
Par clasificar las notas por nivel de energía te queda el recurso de la banderita. Con un clic cambias el estatus de la bandera, tienes que establecer tres estados para niveles de energía alto, medio y bajo.
Si me lo permites te derivo al blog de Jeroen Sangers. El implementaba el sistema con GTD. Aquí un post sobre su implementación del cual podras sacar algunas ideas http://canasto.es/2008/01/gtd-en-outlook-2007/ -
Creo que más que un proyecto cada asignatura podría considerarse una subdivisión de una área de responsabilidad, ya que no hay un final bien definido, no perseguimos conseguir un objetivo concreto si no que es una obligación que debemos afrontar durante un tiempo determinado (un curso académico).
Puedes concebir la preparación de esta clase como una tarea periódica de repetición semanal. Si la preparación incluye más de una acción física se convierte en un proyecto. Para gestionar esta tarea te recomendaría que identificaras las acciones que se realizarán siempre y las sistematizaras: Que cosas hacer siempre para hacer que el trabajo sea más fácil.
En cuanto a la aplicación de GTD, programa un aviso en tu archivo de seguimiento, o en el sistema que utilices para no olvidar nada para que te llegue el día de la revisión semanal y puedas programar el proyecto y establecer las acciones que sean necesarias para hacer avanzar la preparación de la clase. -
Yo implemento mi GTD con Evernote pero es algo temporal. Mi intención es migrar mi sistema a Facilethings http://facilethings.com/home/es
Completamente orientada a Get Things Done está aún en evolución y no ha fijado el precio para sus servicios de pago pero el concepto es totalmente fiel a la idea de David Allen. Yo te recomendaría que solicitaras una cuenta beta y la probaras.
Falta aún aplicación para trabajar offline pero según su creador ya llegara.
Si eres usuario Mac podrías recorrer a aplicaciones como Things http://culturedcode.com/things/ o Omnifocus http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/, aplicaciones totalmente contrastadas para llevar el sistema. -
Si adoptas GTD como sistema de flujo de trabajo es imprescindible que tengas algo para recopilar encima, si además te permite gestionar el sistema de listas completo aún mejor.
En cuanto al tema de la tableta no entro en recomendar una marca. Quiza me quedaría con una tableta con android, por el tema de tener una versión Evernote en constante desarrollo y que presumiblemente seguirá contando con actualizaciones y soporte a largo plazo. Buscaria una con cámara y micrófono (las notas de voz son importantes) y de unas 10 pulgadas para no forzar la vista.
En mi caso también tendría en cuenta poder acoplar un teclado, pero estos detalles ya son cosas de la forma de trabajar de cada uno -
Necesitas una aplicación multiplataforma con la que poder trabajar offline. El problema es cual. Si usaras iphone o Android te recomendaría DoITm (https://www.doit.im) , la cual encima es gratuita.
Para llevarla siempre encima con tu blackberry existe una aplicación de pago llamada Viira http://www.kartamobile.com/ puedes probarla por unos 30 $, el problema es como acceder a tus tareas desde el ordenador. Venden un paquete que incluye la aplicación de blackberry + un plugin para Outlook para gestionar desde allí las tareas.
Otros sistemas podría ser optar por gestionar tus tareas desde Evernote, con una cuenta Premium lo que te permitiría gestionar tus listas/notebooks offline, o una solución más rustica pero igual de efectiva, implementar gtd con una libreta que pudieras llevar contigo, un sistema de baja tecnología. -
En primer lugar crea una ubicación única para tu documentación. La carpeta de Mis Documentos puede ser una buena opción, para esto se creó (si eres usuario de Mac o Linux su equivalente). Crea una estructura de carpetas por temas, no más de 3 subniveles, para no hacerlo muy complicado. Clasifica todos tus archivos, sin dejar ninguno en la raíz.
Crea una carpeta Inbox en el escritorio y haz que todo lo que entre el sistema pase por ahí. Descargas, documentos adjuntos a tus correos, nuevos documentos que crees desde tu mismo ordenador… Periódicamente, cada 2 o 3 días, procesa y ordena estos documentos en la estructura de mis documentos (si es que realmente deben archivarse).
Para aquella documentación que necesites utilizar en tu trabajo te recomiendo el uso de aplicaciones como Dropbox, para archivos, o Evernote para almacenar archivos y anotaciones. Con ellas podrás acceder a ellos desde cualquier lugar.
Siguiendo estas pautas i revisando periódicamente tu archivo, podrás mantener el orden -
Debes pasar la acción del proyecto a la lista de siguientes acciones cada vez que termines la acción que esta en curso. Antes de pasarla deberías decidir cual sera la siguiente acción a realizar y apuntarla a la lista del proyecto, esto crea una dinámica de acción que evita que el proyecto se pare.
Otra opción es que al abrir el proyecto definas las 4,5,6 primeras acciones a realizar. Si el proyecto es pequeño será facil que consigas definir todas las acciones y te podrás olvidar de definir el siguiente paso.
La revisión - concretamente la parte para revisar las listas- sirve para que te asegures que no hay acciones ya realizadas o proyectos ya finalizados que aún tienes abiertos, o que necesitan que se defina una siguiente acción (para no romper la dinámica definida en el anterior punto). -
Puede adaptarse pero yo buscaría una alternativa más específica en la web para GTD. Yo te propongo http://www.getflow.com 14 días de
prueba + 99$ anuales. Genial sin duda, aunque de ti depende si quieres pagar o no. Teambox es más una aplicación para trabajo en equipo. -
Yo lo que intentaría es modificar las opciones del menú Herramientas > Opciones > Sincronizar > Sincronizar en segundo plano y sincronizar automáticamente. Invierte la selección. Sal de la aplicación completamente y al volver a entrar pulsa el botón sincronizar.
Si no funciona y tienes cuenta premium puedes enviar un ticket desde https://www.evernote.com/about/contact/support/
Si no envíalo al forum de Evernote para plantear tu duda http://forum.evernote.com/phpbb/viewforum.php?f=34 -
Un mapa mental es una estructura jerárquica. En el nodo central puedes introducir un titulo del diagrama y colgando las siguientes ramas:
-nodo de 15000 metros, del cual nacen 2 nodos uno de propósito y otro valores. Cada uno se descompondrá en tantos nodos como sean necesarios para incluir todos los ítems que componen tu ideario.
- Un nodo de aéreas de responsabilidad. De el nacerán cada una de las aéreas de responsabilidad presentes en tu vida. Personalmente creo un primer nivel genérico del tipo profesional, personal, salud, finanzas y a estos nodos les acoplo las aéreas específicas.
- Nodo para los 12000 y 9000 metros. Del que saldrán cada uno de los nodos que representan una visión a 5 años vista, y de estos otro nivel de nodos definiendo los objetivos a 1 o 2 años. Si tienes objetivos de 9000 metros que no están dentro de ninguna visión puedes agruparlos dentro de un nodo al nivel de 12000 metros sin descripción.
(*) Sobre los proyectos y las acciones. Personalemente no incluiría estos niveles en el diagrama. El nivel de detalle puede sobredimensionar el grafico volviéndolo poco claro. Pero la lógica nos dice que si los incluyéramos, los proyectos colgarían de los nodos de 9000 metros y si hay alguno referente a un área de responsabilidad podemos unirlo al nodo del área de responsabilidad que pertoque.
Prometo hacer post en el blog con grafico para que quede más claro -
A mí me pasa algo similar con Evernote. Solo permite un nivel de anidación. Para evitar el problema que comentas te recomendaría que al dividir tú proyecto en subproyectos y declararlos en Things lo hagas componiendo el nombre de las siguiente forma:
01. DISWEB – Crear nuevo banner para la web
Donde DISWEB será un indicador del proyecto. Lo utilizamos para agrupar subproyectos de una forma más visual. Cada proyecto en things que tenga un ID como ese pertenecerá al mismo proyecto de rango superior.
El 01 con el que inicia el nombre es el que marca el orden de ejecución del subproyecto. Puede ser que no podamos empezar a trabajar en un proyecto hasta que terminemos uno anterior. Esta numeración nos permite establecer un orden de prioridades. Si podemos iniciar varios subproyectos a la vez podemos asignarles el mismo número.
Finalmente incluimos la descripción del subproyecto.
Una solución casera pero efectiva -
En el caso que me planteas quizá sea cuestión de replantear tus contextos. Registra los contextos en que se ejecutarían las tareas en las que te sucede esto, si hay algunos que se repiten con frequencia dalos de alta. Otra cuestión a tener en cuenta es que deberías adaptar los contextos más frequentes de gtd (@email, @llamada, @oficina, @ordenador…) a tu rutina. Por ejemplo:
@compras para realizar la compra diaria.
@tu_localidad para cosas que tengas que hacer según emplazamiento. Yo lo utilizo porque trabajo y vivo en dos lugares distintos, para cada uno de ellos tengo un contexto
@offline para aquellas tareas que puedo realizar sin el ordenador.
Etc…
Si me mandas un ejemplo podre ser más específico : )
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